국세청에서는 매년 세무신고에 보고된 소득과 비용이 정당한 것인가를 평가하는 일을 진행하며 이는 감사와 리뷰를 통해서 이루어 지게된다. 국세청의 이러한 감사와 리뷰가 제일 빈번하게 진행되고 있는 분야 중 하나가 바로 GST 감사/리뷰라고 할 수 있다. 캐나다에서 사업체를 운영하는 사람들이라면 누구나 한 번쯤은 국세청의 GST 감사/리뷰를 받아 보았거나 받은 사람의 얘기를 들어 봤을것이다. 이번 칼럼에서는 GST 감사에 대비하여 어떻게 서류를 보관해야 하는지 알아보도록 하겠다.
어떤 정보가 필요한가?
GST 감사를 받는 동안에 국세청에서는 GST ITC를 보고한 금액에 대한 증빙서류를 요청할 것이다. 국세청은 증빙서류를 검토하고 claim한 ITC중 증빙서류가 충분치 않은 금액에 대해 거부를 할 수도 있다. ITC로 정당히 claim 하기위해서 증빙서류에는 다음과 같은 정보가 포함되어야 한다.
· 온전한 납품업자(supplier)의 이름
· 납품업자의 GST 번호
· 구매자의 이름
· 인보이스 날짜/ 인보이스가 발행되지 않았다면,
GST ITC가 지불된 날짜.
· 총 지불 금액과 GST ITC 금액
· 구입품의 세부사항
· 지불 방법과 기간(분납일 경우)
만약 구입한 물품의 인보이스에 위 정보가 빠져 있다면 납품업자에게 위 정보가 온전히 포함된 인보이스를 다시 받아야 한다.
어떤 증빙서류가 필요한가?
GST 감사를 받게 될 때 인보이스나 영수증만이 유일한 증빙서류가 될 것이라고 잘못 이해하고 있는 경우가 많다. 사실, GST 감사시에 훨씬 더 포괄적인 자료를 증빙서류로 받아준다. 인보이스나 영수증 이외에도, 계약서류, 회계장부, 혹은 전산이나 컴퓨터로 출력된 기록들이나 GST에 등록된 업체가 발급하고 서명한 그 어떤 종류의 서류라고 인정받을 수 있다. 예를 들어 건물의 임대비용 같은 경우에는 매달 영수증을 주고받지 않는것이 일반적이기 때문에 계약금액과 기간, 임대주와 세입자의 이름이 들어간 계약서류로 충분한 증빙이 된다.
납품업자의 GST 등록여부를 반드시 확인하기
일반적으로 이름이 알려지지 않은 납품업자로부터 물건을 구입하게 되었을 때는 물품의 대금을 지불하기 전에 물품의 납품업자가 GST에 등록되었는지 반드시 확인할 필요가 있다. GST에 등록되지 않은 업체에 지불한 GST ITC는 국세청에서 인정해 주지 않기 때문이다. GST 에 등록된 업체인지를 확인하기 위해서는 cra-arc.gc.ca/gsthstregistry 에 들어가서 Start a GST/HST Registry search를 누른 후 납품업자의 이름과 GST 번호를 검색하여 보면된다. 인보이스에 적힌 날짜를 넣어서 인보이스 날짜에 해당업체가 GST에 등록이 되어 있는지 아닌지를 확인할 수도 있는데, 만약 해당업체한테 받은 인보이스 날짜와 GST 번호를 검색한 결과 인보이스 날짜에 GST 등록이 안되어 있다면 GST ITC를 줘서도 안되며 이미 준 경우에는 GST ITC로 보고해서는 안된다.
어떤 경우에는 검색결과가 “insufficient information”으로 나올 때가 있다. 이는 국세청에 등록된 GST 번호와 해당업체의 이름이 정확히 매치 되지 않기 때문인데 많은 경우가 업체의 Legal name과 Operating name이 다르기 때문에 발생하는 일이다. 만약 검색결과가 이렇게 나오게 되면 GST ITC를 지불하기전에 GST에 등록된 이름으로 인보이스를 발급해 달라고 제 요청을 해야만 한다.
만약 부동산의 거래와 같이 ITC 금액이 크게 발생할 경우에는 더욱이 국세청에 전화나 편지로 해당업체의 GST 등록여부를 반드시 확인하는 것이 필요하겠다. 이러한 확인 작업을 거치다 보면 때로는 GST보고를 한 이후에 해당기간에 발생한 비용의 인보이스를 받을 때도 있을 것이다. 국세청에서는 GST 보고한 날로부터 최대 4년까지 해당기간동안 발생하였으나 보고하지 못한 GST ITC를 인정해 주기때문에 걱정할 필요가 없다. 하지만 은행 혹은 사업체가 6백만 달러이상의 매출을 올리거나 90%미만의 구입물품이 과세대상인 경우에는 GST 보고 이후 2년안에 ITC를 보고해야 한다.
GST 증빙 서류의 보관 기간
GST보고와 관련된 모든 서류는GST 보고한 해로부터 6년까지 보고해야만 한다. 만약 2018년에 보고한 GST와 관련된 서류는 2024년 12월 31일까지 보관해야 한다고 생각하면 된다. 만약 GST ITC를 해당기간이 지나서 나중에 보고한 경우라면 – 예를 들어 2018년에 발생한 비용에 포함된 GST ITC 를 2020년에 Claim하였다면 2020년부터 6년이 지난 2026년까지 12월 31일까지 보관해야 한다.
국세청 감사는 모든 매출과 비용을 정직하게 보고한 사람일지라도 피해가고 싶은 일이다. 하물며 평소 증빙서류를 제대로 확인하고 보관하지 않은 경우에는 정말 끔직한 일이 아닐 수 없다. 하지만 평소 사업체를 운영하면서 GST 감사에 대비하여 위와같이 자료정리를 잘 해 둔다면 감사 때문에 받을 스트레스를 조금 덜 수 있지 않을까 생각한다.
